Các quy trình, thủ tục giải quyết liên quan đến Phòng Công tác sinh viên

Các quy trình, thủ tục giải quyết liên quan đến Phòng Công tác sinh viên

I. Quy trình giải quyết cho sinh viên thôi học, nghỉ học tạm thời, buộc thôi học, thu nhận vào học lại

1. Thôi học, nghỉ học theo nguyện vọng cá nhân

a) Sinh viên xin thôi học hoặc nghỉ học có thời hạn theo nguyện vọng phải tự làm đơn (theo mẫu quy định) gửi Phòng Công tác sinh viên (CTSV) để trình Hiệu trưởng có ý kiến vào đơn; sau 02 ngày làm việc, sinh viên nhận lại đơn tại Phòng CTSV và nộp trực tiếp cho Ban Công tác HSSV – Đại học Huế;

b) Trong thời gian 4 ngày kể từ khi nhận đơn hợp lệ, Ban Công tác HSSV trình Giám đốc Đại học Huế xem xét và ra quyết định giải quyết cho sinh viên thôi học, nghỉ học theo nguyện vọng.

2. Buộc thôi học theo quy chế

a) Vào tháng 9 hàng năm, Nhà trường gửi văn bản đề nghị danh sách sinh viên phải thôi học (theo quy định của quy chế đào tạo hiện hành) lên Ban Công tác HSSV – Đại học Huế;

b) Trong thời gian 5 ngày kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Trường, Ban Công tác HSSV trình Giám đốc Đại học Huế xem xét và ra quyết định buộc sinh viên thôi học.

3. Thu nhận sinh viên xin nghỉ học tạm thời vào học lại

a) Trước khi hết hạn được phép nghỉ học, muốn vào học lại sinh viên phải làm đơn (theo mẫu quy định), gửi Phòng CTSV;

b) Trong thời gian 4 ngày kể từ khi nhận đơn hợp lệ, Phòng CTSV trình Hiệu trưởng xem xét và ra quyết định thu nhận sinh viên vào học lại.

II. Quy trình giải quyết cho sinh viên chuyển trường

Sinh viên xin chuyển trường phải có đầy đủ các loại giấy tờ sau: Đơn xin chuyển trường, phiếu xác nhận kết quả học tập và rèn luyện, bản sao hợp lệ Giấy báo nhập học.

1. Chuyển đi học trường khác

a) Sinh viên muốn chuyển trường từ Trường Đại học Luật - Đại học Huế đến học trường khác phải làm đơn (theo mẫu quy định) gửi Phòng CTSV để trình Hiệu trưởng có ý kiến vào đơn; sau 02 ngày làm việc, sinh viên nhận lại đơn và nộp trực tiếp lên Ban Công tác HSSV – Đại học Huế;

b) Trong thời gian 4 ngày kể từ khi nhận đơn hợp lệ (đã được Hiệu trưởng trường tiếp nhận đồng ý và Hiệu trưởng Trường Đại học Luật đồng ý cho chuyển), Ban Công tác HSSV trình Giám đốc Đại học Huế xem xét và ra quyết định cho phép sinh viên chuyển trường.

2. Tiếp nhận đến học tại Trường Đại học Luật - Đại học Huế

a) Sinh viên trường khác muốn chuyển đến học tại Trường Đại học Luật – Đại học Huế phải làm đơn (theo mẫu quy định) gửi Phòng CTSV để trình Hiệu trưởng có ý kiến vào đơn; sau 02 ngày làm việc, sinh viên nhận lại đơn và nộp trực tiếp cho Ban Công tác HSSV;

b) Trong thời gian 4 ngày kể từ khi nhận đơn hợp lệ (đã được Hiệu trưởng đồng ý tiếp nhận), Ban Công tác HSSV trình Giám đốc Đại học Huế xem xét và cho ý kiến vào đơn;

c) Hiệu truởng trường sinh viên đang học ra quyết định cho phép chuyển trường về Trường Đại học Luật - Đại học Huế;

d) Sinh viên nộp hồ sơ chuyển trường theo quy định (kèm theo quyết định cho phép chuyển trường) và hồ sơ gốc cho Ban Công tác HSSV Đại học Huế (để kiểm tra, đối chiếu);

e) Trong thời gian 4 ngày kể từ khi nhận hồ sơ chuyển trường, Giám đốc Đại học Huế ra quyết định tiếp nhận sinh viên vào học tại Trường; sinh viên nhận quyết định tiếp nhận và hồ sơ gốc về nộp cho Phòng CTSV để đăng ký học.

III. Quy trình xét cấp học bổng

1. Theo quy định của Nhà nước

a) Chậm nhất 2 tháng sau khi vào học kỳ mới, Nhà trường tiến hành việc xét cấp học bổng khuyến khích học tập cho sinh viên và gửi báo cáo tổng hợp xếp loại (kèm theo dữ liệu) cho Đại học Huế;

b) Trong thời gian 4 ngày kể từ khi nhận được bản tổng hợp và dữ liệu học bổng, Ban Công tác HSSV trình Giám đốc Đại học Huế xem xét và duyệt phương án xếp loại học bổng mà Trường đã dự kiến;

c) Trường tiến hành chi trả tiền học bổng hàng tháng cho học sinh, sinh viên theo mức đã xét, duyệt.

Sau khi vào học học kỳ mới 15 ngày, lớp nào chưa nộp điểm rèn luyện của học kỳ trước thì Nhà trường không xét cấp học bổng khuyến khích học tập cho sinh viên của lớp ở học kỳ đó.

2. Học bổng tài trợ

a) Trên cơ sở số suất học bổng do các tổ chức hay cá nhân tài trợ, Đại học Huế phân chỉ tiêu học bổng cho Trường;

b) Trường xét chọn và gửi danh sách đề nghị cấp học bổng tài trợ về Đại học Huế theo thời gian quy định;

c) Giám đốc Đại học Huế xét duyệt và gửi văn bản đề nghị cho phía nhà tài trợ;

d) Đại học Huế phối hợp với nhà tài trợ tổ chức trao học bổng cho sinh viên.

IV. Quy trình xét cho sinh viên đi học tập, thực tập nước ngoài

1. Theo chỉ tiêu của Bộ

a) Trên cơ sở chỉ tiêu của Bộ, Đại học Huế phân bổ chỉ tiêu cho Trường;

b) Trường xét chọn và gửi danh sách sinh viên được cử đi học tập, thực tập ở nước ngoài về Đại học Huế;

c) Sinh viên được xét chọn đến Ban Công tác HSSV để được hướng dẫn và làm hồ sơ (theo mẫu quy định);

d) Đại học Huế gửi văn bản đề nghị Bộ xét duyệt;

e) Giám đốc Đại học Huế ra quyết định cho sinh viên đi học tập, thực tập ở nước ngoài khi có quyết định của Bộ.

2. Không theo chỉ tiêu của Bộ

a) Trường gửi văn bản đề nghị cử sinh viên đi học tập, thực tập ở nước ngoài, kèm theo: Thư mời của cơ sở đào tạo và bản dịch có công chứng, đơn xin đi học tập, thực tập ở nước ngoài của sinh viên (theo mẫu quy định);

b) Giám đốc Đại học Huế xem xét, quyết định cho sinh viên đi học tập, thực tập nước ngoài theo đề nghị của Trường.

V. Một số thủ tục và công việc giải quyết hàng kỳ, hàng năm

Từ năm học 2013 - 2014, các loại giấy liên quan trực tiếp đến sinh viên hàng kỳ, hàng năm như: Giấy xác nhận sinh viên vay vốn tín dụng (cho toàn bộ sinh viên hệ chính quy) và một số giấy tờ khác Trường in sẵn, ký xác nhận và đóng dấu theo từng học kỳ và phát cho sinh viên theo đơn vị lớp. Cụ thể như:

1. Đơn đề nghị miễn, giảm học phí

a) Khi nhập học, sinh viên thuộc đối tượng được miễn, giảm học phí phải làm đơn đề nghị (kèm theo giấy tờ xác nhận có liên quan); khi được Trường xét duyệt mới được hưởng quyền lợi theo quy định.

b) Trường tổng hợp và báo cáo cho Đại học Huế, Bộ Giáo dục và Đào tạo sinh viên thuộc diện miễn giảm học phí để Nhà nước cấp bù học phí cho Trường.

2. Giấy xác nhận vay vốn tín dụng; Sổ ưu đãi giáo dục, đào tạo

a) Trường cấp Giấy xác nhận cho sinh viên vay vốn tín dụng theo từng học kỳ: học kỳ 1 từ ngày 01 – 07/10; học kỳ 2 từ ngày 01 – 07/3 hàng năm. Trong thời gian trên, lớp trưởng đến các Khoa để nhận và phát lại cho sinh viên của lớp.

b) Sổ ưu đãi giáo dục, đào tạo: Sinh viên nộp theo lớp, lớp trưởng tập hợp và nộp và nhận lại tại các Khoa theo thời gian sau: học học kỳ 1 từ ngày 01 – 07/10, học kỳ 2 từ ngày 01 – 07/3 hàng năm.

3. Giấy giới thiệu

Sinh viên có nhu cầu xin giấy giới thiệu để liên hệ địa điểm thực tập, xin số liệu,… điền đầy đủ thông tin vào giấy giới thiệu nộp cho lớp trưởng; lớp trưởng tập hợp và nộp cho trợ lý Khoa. Thời gian nhận và trả giấy giới thiệu của sinh viên là 02 ngày làm việc kể từ khi lớp trưởng nộp.

4. Cấp bảng điểm, giấy xác nhận nhận sinh viên và các giấy tờ khác

a) Sinh viên muốn xin bảng điểm hoặc xin giấy xác nhận sinh viên và các giấy tờ khác phục vụ cho các công việc của cá nhân như: địa phương cấp học bổng, khen thưởng quỹ khuyến học,… kèm theo các giấy tờ minh chứng liên quan; sinh viên điền thông tin vào phiếu yêu cầu nộp cho trợ lý bộ môn. Thời gian nhận phiếu yêu cầu và trả bảng điểm, các giấy tờ của sinh viên là 02 ngày làm việc kể từ ngày nộp.

b) Sổ quản lý sinh viên nơi cư trú: sau mỗi học kỳ, sinh viên điền đầy đủ thông tin và xin ý kiến nhận xét của công an xã (phường) nơi cư trú (nếu ở ngoại trú), hoặc ý kiến của Trung tâm Phục vụ sinh viên Đại học Huế (nếu ở nội trú) và nộp cho lớp, lớp trưởng tập hợp và nộp cho trợ lý Khoa. Thời gian nhận và trả Sổ quản lý sinh viên nơi cư trú là 03 ngày làm việc kể từ khi lớp trưởng nộp.

5. Cấp lại các giấy tờ

Nhà trường chỉ cấp Giấy xác nhận cho sinh viên vay vốn tín dụng mỗi kỳ một lần. Trường hợp sinh viên làm hư hỏng, thất lạc thì phải làm đơn đề nghị cấp lại lần 2. Nếu xét thấy có lý do chính đáng thì Trường cấp lại cho sinh viên vào cuối mỗi học kỳ: học kỳ 1 từ ngày 15 – 17/12, học kỳ 2 từ ngày 15 – 17/5 hàng năm và ghi “Cấp lần 2”.

            Trong quá trình thực hiện các thủ tục hồ sơ, giấy tờ sinh viên, sinh viên liên hệ theo các số ĐT:

            1. Ông Nguyễn Long, chuyên viên Phòng CTSV, phụ trách chế độ chính sách, thủ tục hồ sơ sinh viên. Điện thoại: 0935.812725.

            2. Ông Nguyễn Quang Tuấn, phụ trách tiếp nhận và trả hồ  sơ, giấy tờ cho sinh viên. Điện thoại: 0935.108605.

            * Tư vấn giải đáp cho sinh viên:

          1.  Sinh viên cần tư vấn các vấn đề liên quan, liên hệ qua điện thoại hoặc E-mail với giáo viên cố vấn để được giải đáp. Giáo viên cố vấn trao đổi lại với các bộ phận chức năng để giải đáp cho sinh viên. Sinh viên không liên hệ được với giáo viên cố vấn thì liên hệ với trợ lý Khoa để được giải đáp:

            2. Sinh viên chưa thỏa mãn giải đáp của giáo viên cố vấn thì liên hệ với Lãnh đạo Phòng Đào tạo, Phòng Công tác sinh viên, Phòng Khảo thí - ĐBCLGD hoặc chuyên viên phụ trách mảng công tác:

            - Mảng kế hoạch học tập, thời khóa biểu, các vấn đề về đào tạo: Ông Nguyễn Hồng Sơn, Trưởng phòng Đào tạo. ĐT: 0913.425456, E-mail: son_nguyenhong2002@yahoo.com.

            - Mảng công tác sinh viên, chế độ chính sách, học phí học bổng: Ông Nguyễn Trung Kiên, Phụ trách Phòng CTSV. ĐT: 0914.202735, E-mail: kiendhh@gmail.com

            - Mảng khảo thí (điểm thi, đăng ký học lại, học cải thiện): Cô Nguyễn Thị Thanh Hoa (Phòng Khảo thí - ĐBCLGD). ĐT: 0983.844646, E-mail: thanhhoa131184@yahoo.com

            - Mảng hồ sơ sinh viên, ký xác nhận giấy tờ liên quan, học bổng khuyến khích học tập, chế độ chính sách: Ông Nguyễn Long (Phòng CTSV). ĐT: 0935.812725, E-mail: nguyenlong2687@gmail.com

            - Hướng dẫn tra cứu điểm thi, khảo sát giảng viên và học phần, sổ nhật ký giảng dạy, theo dõi kế hoạch giảng dạy: Cô Trần Thị Xuân Hồng (Phòng Khảo thí - ĐBCLGD), ĐT: 0935.122081, E-mail: ttxuanhong@gmail.com

            - Nhận thời khóa biểu: Ông Ngô Sỹ Ngọc (Phòng Đào tạo). ĐT: 0934.908585, E-mail: ngongoc11906@gmail.com

            Các thắc mắc sinh viên liên hệ giáo viên cố vấn hoặc các phòng chức năng để được giải quyết, sinh viên không được phép đưa lên mạng xã hội gây ra những cách hiểu khác nhau.

Các bài khác

HÌNH ẢNH HOẠT ĐỘNG

LIÊN KẾT WEBSITE